Privacyverklaring

Deze privacyverklaring (hierna: Privacyverklaring) van Osborne Clarke N.V. (Osborne Clarke, wij of onze) is van toepassing op de verwerking van jouw persoonsgegevens middels het gebruik van de website werkenbij.osborneclarke.nl (de Website). Daarnaast is deze Privacyverklaring van toepassing wanneer je bij ons solliciteert of wanneer je je aanmeldt voor een recruitmentactiviteit bij ons.

Bij het verwerken van jouw persoonsgegevens kwalificeert Osborne Clarke als de 'verwerkingsverantwoordelijke' in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Osborne Clarke N.V. is gevestigd aan de Jachthavenweg 130 (1081 KJ) Amsterdam en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 60184965.

Contact
Indien je vragen hebt over deze Privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens, kun je contact opnemen met Osborne Clarke via het volgende e-mailadres: privacy.netherlands@osborneclarke.com.

1. De persoonsgegevens die wij verwerken en onze doeleinden
1.1 Onder het begrip 'persoonsgegevens' wordt verstaan alle informatie over een persoon die (direct of indirect) kan worden geïdentificeerd, zoals een naam of e-mailadres. Gegevens die niet meer te herleiden zijn tot een persoon (anonieme gegevens) vallen hier niet onder.

Recruitmentactiviteiten
1.2 Wanneer je je aanmeldt voor een recruitmentactiviteit bij ons, verzamelen, gebruiken, bewaren en delen wij verschillende categorieën persoonsgegevens van en over jou, waaronder:

Contactgegevens (naam, adres, titel, e-mailadres en/of telefoonnummers).
Jouw CV en alle informatie op je CV (zoals je werkervaring, genoten opleidingen, geboortedatum, referenties, cursussen die je gevolgd hebt, taalniveau(s), foto en social media-profiel).
Jouw motivatiebrief en alle persoonsgegevens die hierin zijn opgenomen.
Informatie uit jouw social media-profiel(en), zoals jouw LinkedIn-profiel.
Beschikbaarheid, reisinformatie en andere informatie die noodzakelijk is om je uit te nodigen voor een recruitmentevent.
Informatie over de activiteit die je wilt bijwonen.
Andere persoonsgegevens die je vrijwillig verstrekt, bijvoorbeeld tijdens de recruitmentactiviteit.

Sollicitaties
1.3 In het kader van jouw sollicitatie verzamelen, gebruiken, bewaren en delen wij verschillende categorieën persoonsgegevens van en over jou, waaronder:

Contactgegevens (naam, adres, titel, e-mailadres en telefoonnummer).
Jouw CV en alle informatie op je CV (zoals je werkervaring, genoten opleidingen, geboortedatum, referenties, cursussen die je gevolgd hebt, taalniveau(s), foto en social media-profiel).
Jouw motivatiebrief en alle persoonsgegevens die hierin zijn opgenomen.
Inhoud van referenties of aanbevelingsbrieven en stagebeoordelingen.
Eventuele aanvullende gegevens die wij over jou verkrijgen van recruiters, headhunters, bemiddelingsbureaus of uitzendbureaus.
Informatie uit jouw social media-profiel(en), zoals jouw LinkedIn-profiel.
Gegevens die wij verkrijgen in het kader van assessments en/of andere testen tijdens het sollicitatietraject.
Beschikbaarheid, reisinformatie en andere informatie die noodzakelijk is om je uit te nodigen voor een sollicitatiegesprek.
Notities van gesprekspartners met wie je een (sollicitatie)gesprek hebt gehad (zoals eerder verkregen salaris en verwachtingen omtrent salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden).
Andere persoonsgegevens die je vrijwillig verstrekt, bijvoorbeeld tijdens sollicitatiegesprekken die je met ons voert.

Website
1.4 Wanneer je de Website bezoekt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verzamelen:

De persoonsgegevens die jij aan ons verstrekt als je via de Website solliciteert of wanneer je je aanmeldt voor een recruitment activiteit (zie paragrafen 1.2 en 1.3 voor een overzicht van de relevante persoonsgegevens); en
Jouw naam, telefoonnummer en/of e-mailadres wanneer je via de Website met ons communiceert.

1.5 Daarnaast kunnen wij gegevens automatisch verzamelen wanneer je de Website bezoekt, zoals gegevens die verzameld worden door cookies. Persoonsgegevens die wij automatisch verzamelen, zijn:

Gegevens over jouw apparaat en browsertype (waaronder IP-adres en MAC-adres); en
Gegevens over de manier waarop je de Website gebruikt, welke webpagina's je hebt bekeken, de hyperlinks waar je op hebt geklikt en websites die je hebt bezocht voordat je op onze Website kwam.

1.6 Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, strafrechtelijke gegevens of gegevens over jouw religie, politieke voorkeur, geloof, afkomst of etniciteit, tenzij jij die gegevens zelf, op eigen initiatief, aan ons verstrekt en wij deze gegevens mogen verwerken op basis van de AVG.

2. Hoe wij jouw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken
2.1 Osborne Clarke verzamelt en gebruikt persoonsgegevens alleen voor specifieke doeleinden. De persoonsgegevens die wij verzamelen worden grotendeels door jou zelf aan ons verstrekt, door jouw gegevens op de Website in te vullen of door met ons te corresponderen per telefoon, e-mail of social media (bijv. LinkedIn) omtrent jouw sollicitatie. In bepaalde gevallen kunnen wij jouw gegevens ook verkrijgen van derde partijen, namelijk jouw referenties, recruiters, headhunters, bemiddelingsbureaus of uitzendbureaus (wanneer deze partijen betrokken zijn bij jouw sollicitatie).
2.2 Wanneer je solliciteert via de Website, of onze Website bezoekt, verzamelen wij persoonsgegevens via cookies. Meer informatie over de soorten cookies die geplaatst worden kun je vinden in de Cookieverklaring, welke beschikbaar is op de Website of via https://werkenbij.osborneclarke.nl/cookies.
2.3 De situaties waarin we jouw persoonsgegevens zullen verwerken, worden hieronder opgesomd.

Doel	Persoonsgegevens	Rechtsgrond	Bewaartermijn
Indien je je aanmeldt voor recruitmentactiviteiten
Om met jou te communiceren in het kader van de recruitmentactiviteit (bijvoorbeeld voor het vragen van aanvullende informatie, het inplannen van een gesprek en de uitnodiging te versturen	Contactgegevens CV en motivatiebrief Gegevens over jouw beschikbaarheid en reisinformatie	Gerechtvaardigde belangen vanOsborne Clarke (om te kunnen zorgen voor een efficiënt selectieproces, een goede organisatie van de activiteit en om contact met jou te kunnen onderhouden). Jouw toestemming voor de verwerking, om ook in de toekomst contact met jou te kunnen opnemen voor eventuele activiteiten	Wij bewaren jouw persoonsgegevens tot maximaal vier weken na het einde van de selectieprocedure van de activiteit. Wanneer je daar uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven, bewaren wij de persoonsgegevens maximaal één jaar (en alleen de persoonsgegevens die voor die langere bewaring relevant zijn) of tot het moment waarop je jouw toestemming intrekt, als dat eerder is.
Voor het selecteren van kandidaten voor recruitment- activiteiten; het beoordelen van jouw vaardigheden, kwalificaties en interesse in de activiteit.	Contactgegevens CV en motivatiebrief Social media- profiel(en) Andere persoonsgegevens die je vrijwillig verstrekt	Gerechtvaardigde belangen van Osborne Clarke (om een geschikte kandidaat te vinden en om een efficiënt en effectief selectieproces te kunnen voeren).	Wij bewaren de persoonsgegevens tot maximaal vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure.
Indien je solliciteert bij ons of in contact komt met ons in verband met een vacature of functie
Om met jou te communiceren in het kader van de sollicitatie (bijvoorbeeld voor het opvragen van aanvullende informatie of voor het inplannen van gesprekken).	Contactgegevens Je CV en motivatiebrief Gegevens die wij verkrijgen van recruiters, headhunters, bemiddelings- bureaus of uitzendbureaus (voor zover deze betrokken zijn bij jouw sollicitatie) Gegevens over jouw beschikbaarheid en reisinformatie	Gerechtvaardigde belangen van Osborne Clarke (om te kunnen zorgen voor een efficiënt sollicitatieproces en om contact met jou en andere betrokken partijen te kunnen onderhouden). Jouw toestemming voor de verwerking, om ook in de toekomst contact met jou te kunnen opnemen voor geschikte functies.	Wij bewaren jouw persoonsgegevens tot maximaal vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Wanneer je daar uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven, bewaren wij de persoonsgegevens maximaal één jaar (en alleen de persoonsgegevens die voor die langere bewaring relevant zijn) of tot het moment waarop je jouw toestemming intrekt, als dat eerder is.
Voor het selecteren van de kandidaten; het beoordelen van jouw vaardigheden, kwalificaties en geschiktheid in relatie tot de functie en/of eventuele toekomstige functies die geschikt kunnen zijn voor jou, het inwinnen van informatie bij referenten en het uitvoeren van testen of assessments.	Contactgegevens CV en alle informatie op je CV (zoals geboortedatum, arbeidsverleden etc.) Motivatiebrief Gegevens die wij verkrijgen van recruiters,headhunters, bemiddelings- bureaus of uitzendbureaus (voor zover deze betrokken zijn bij jouw sollicitatie) Inhoud van referenties of aanbevelings- brieven. Social media- profiel(en) Testresultaten en resultaten van assessments (voor zover relevant) Notities van gesprekspartners Andere persoonsgegevens die je vrijwillig verstrekt	Gerechtvaardigde belangen van Osborne Clarke (om een geschikte kandidaat te vinden en om een efficiënt en effectief sollicitatietraject te kunnen voeren). Jouw toestemming voor de verwerking,om jou in de toekomst te benaderen voor geschikte functies.	Wij bewaren de persoonsgegevens tot maximaal vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Wanneer je daar uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven, bewaren wij de persoonsgegevens maximaal één jaar (en alleen de persoonsgegevens die voor die langere bewaring relevant zijn) of tot het moment waarop je jouw toestemming intrekt, als dat eerder is.
Jou informeren over carrière- mogelijkheden en vacatures waarvoor je in aanmerking kunt komen.	Contactgegevens Gegevens over de (eerdere) vacatures of posities waarop je hebt gesolliciteerd en de uitkomst van die procedures. Jouw interesses in mogelijke (toekomstige) functies	Jouw toestemming voor de verwerking, om jou in de toekomst te kunnen benaderen voor geschikte functies.	Wanneer je daar uitdrukkelijk mee hebt ingestemd, verwerken wij jouw persoonsgegevens gedurende een periode van maximaal één jaar om jou te kunnen benaderen voor mogelijk interessante (andere) functies, of tot het moment waarop je jouw toestemming intrekt, als dat eerder is.
Het gebruik van jouw gegevens om je een aanbod te doen en een arbeids- overeenkomst aan te gaan met jou.	Contactgegevens CV en alle informatie op je CV (zoals geboortedatum, arbeidsverleden etc.) Andere persoonsgegevens die je vrijwillig verstrekt (bijvoorbeeld over jouw verwachtingen omtrent salaris)	Noodzakelijkheid om de arbeidsovereen- komst tot stand te kunnen brengen. Voor de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen (bijv. belasting- en/of administratie- verplichtingen).	Wij verwerken de persoonsgegevens gedurende de periode totdat wij met jou een arbeidsovereenkomst hebben gesloten, tenzij langere bewaring noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Nadat de overeenkomst is gesloten, verwerken wij jouw persoonsgegevens in overeenstemming met onze Privacyverklaring voor werknemers, waarvan jij een kopie zal ontvangen bij indiensttreding.
Indien je onze Website bezoekt
Om de belangstelling voor onze Website te meten en te verbeteren, om jouw gebruiks-ervaring aan te passen naar jouw gedrag en interesses.	Gegevens over jouw apparaat en browsertype Gegevens jouw gebruik van de Website, bekeken webpagina's, hyperlinks waar je op hebt geklikt en websites die je hebt bezocht voordat je op onze Website kwam	Noodzakelijk voor ons gerechtvaardigd belang (om de Website actueel en relevant te houden) en/of gebaseerd op jouw toestemming voor het plaatsen van cookies.	Voor de duur van de cookie met een maximale periode van 6 maanden of, indien de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming,tot het moment waarop je jouw toestemming intrekt (als dat eerder is). Langere bewaring is enkel mogelijk indien dit noodzakelijk is in verband met juridische procedures of wettelijke verplichtingen.
Om onze Website te beheren en problemen vast te stellen, om ons bedrijf te beschermen, om problemen op te lossen en om mogelijk verboden of illegale activiteiten te voorkomen.	Gegevens over jouw apparaat en browsertype Gegevens jouw gebruik van de Website, bekeken webpagina's, hyperlinks waar je op hebt geklikt en websites die je hebt bezocht voordat je op onze Website kwam.	Onze gerechtvaardigde belangen (voor het runnen van ons bedrijf, leveren van IT- diensten, zorgen voor netwerkbeveiliging en om fraude en andere verboden activiteiten te voorkomen).	Voor de duur van de cookie met een maximale periode van 6 maanden of, indien de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, tot het moment waarop je jouw toestemming intrekt (als dat eerder is). Langere bewaring is enkel mogelijk indien dit noodzakelijk is in verband met juridische procedures of wettelijke verplichtingen.

3. Het delen van jouw gegevens
3.1 We kunnen jouw gegevens delen met externe dienstverleners, voor zover dit nodig is voor de hiervoor genoemde doeleinden (en voor zover wij dit mogen op grond van de AVG). Dit gaat om partijen als onze IT dienstverleners en Cloud aanbieders, Microsoft Outlook en aanbieders van systemen waarmee wij bestanden kunnen uitwisselen. Ook kan het gaan om partijen als recruiters, headhunters, bemiddelaars of uitzendbureaus, referenties die je hebt opgegeven, opleidingsinstituten en partijen die betrokken zijn bij het afnemen van testen en assessments tijdens jouw sollicitatie. In overeenstemming met onze wettelijke verplichtingen, sluiten wij met deze externe dienstverleners, indien nodig, een verwerkersovereenkomst.
3.2 Wij kunnen jouw persoonsgegevens ook delen met andere partijen indien wij van mening zijn dat dit noodzakelijk en toegestaan is:

met andere entiteiten binnen onze groep, in het kader van beveiliging en IT diensten;
met bevoegde toezichthouders, autoriteiten, gerechtelijke instanties of andere partijen, wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zouden zijn, of als dit nodig is in het kader van juridische procedures of om onze wettelijke rechten vast te stellen of uit te oefenen (bijvoorbeeld voor de afhandeling van klachten of procedures); en
met betrokken partijen in het kader van een (voorgenomen) verkoop, fusie, overname, consolidatie of verkoop van activa of onze bedrijfsactiviteiten, of in het onwaarschijnlijke geval van faillissement. In deze situaties zullen wij slechts persoonsgegevens delen met derde partijen voor zover dit noodzakelijk is in het kader van de (totstandkoming van de) transactie en zullen wij, waar mogelijk, slechts geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens delen.

3.3 Wij zullen jouw persoonsgegevens niet verkopen aan derde partijen.

4. Internationale doorgifte
4.1 Zoals uiteengezet in paragraaf 3 , zullen wij jouw persoonsgegevens delen met de Osborne Clarke entiteit in het Verenigd Koninkrijk en met dienstverleners die buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigd zijn, zoals Google en Microsoft Outlook.
4.2 Osborne Clarke zorgt ervoor dat persoonsgegevens enkel worden doorgegeven indien deze partijen waarborgen dat de doorgifte in overeenstemming plaatsvindt met de geldende privacywetgeving. Dit betekent onder meer dat de persoonsgegevens alleen buiten de EER worden doorgegeven in geval dat:

het Verenigd Koninkrijk nog steeds valt onder het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie die bepaalt dat het Verenigd Koninkrijk een passend beschermingsniveau biedt voor de doorgifte van persoonsgegevens; of
aanvullende passende waarborgen zijn geïmplementeerd zoals de modelcontractbepalingen (ofwel: 'Standard Contractual Clauses').

4.3 Osborne Clarke zorgt ervoor dat voldaan wordt aan alle aanvullende eisen en richtsnoeren van het Europees Hof van Justitie, wetgeving inzake gegevensbescherming en/of de toezichthoudende autoriteiten met betrekking tot de doorgifte van persoonsgegevens.
4.4 Je kunt te allen tijde een kopie opvragen van de relevante waarborgen die zijn getroffen, via de contactgegevens opgenomen in deze Privacyverklaring.

5. Bewaartermijn
5.1 Wij zullen jouw persoonsgegevens bewaren voor de periode die noodzakelijk is voor de in deze Privacyverklaring beschreven doeleinden. Details over de relevante bewaartermijnen vind je in de tabel in paragraaf 2 .

6. Hoe beschermen wij jouw persoonsgegevens?
6.1 Wij nemen het beschermen van jouw persoonsgegevens uiterst serieus. We hebben passende beveiligingsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat jouw persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan of op ongeoorloofde wijze worden geopend, gewijzigd of openbaar gemaakt.
6.2 Bovendien beperken we de toegang tot jouw persoonsgegevens tot de strikt noodzakelijk werknemers, contractanten en andere derde partijen. Zij zullen jouw persoonsgegevens alleen op onze instructies verwerken en zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.

7. Social media
7.1 Onze Website bevat links naar websites die door derde partijen worden beheerd, zoals social media plug-ins (bijv. van Twitter, Instagram, LinkedIn, YouTube, Magnet.me en Facebook). Je kunt deze plug-ins herkennen aan de logo’s van deze sociale netwerken. Deze plug-ins maken het mogelijk dat je via onze Website direct terecht kan komen op onze pagina’s op deze sociale netwerken en content op onze Website kan “liken” of verder verspreiden.
7.2 Osborne Clarke draagt geen verantwoordelijkheid voor de manier waarop deze derde partijen persoonsgegevens verwerken. Wij raden je aan op de privacyverklaring van deze derde partijen te raadplegen voor meer informatie over hun gebruik van jouw persoonsgegevens.

8. Cookies
8.1 Wij maken op onze website gebruik van cookies. Tenzij het strikt noodzakelijke cookies of analytische cookies met beperkte impact op jouw privacy betreft, hebben we jouw toestemming nodig voor het plaatsen van deze cookies.
8.2 Meer informatie over wat cookies zijn, de soorten cookies die we (mogelijk) plaatsen, de doeleinden van de cookies en de manier waarop je je instellingen omtrent het plaatsen van cookies kunt aanpassen, vind je in de Cookieverklaring, welke beschikbaar is op de Website of via https://werkenbij.osborneclarke.nl/cookies.

9. Jouw rechten en de uitvoering daarvan
9.1 In overeenstemming met de toepasselijke wetgeving heb je verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens, welke hieronder zijn opgesomd.

Het recht op toegang tot jouw persoonsgegevens. Dit geeft je het recht om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die wij van en over jou verwerken.
Het recht om te verzoeken dat jouw persoonsgegevens worden gecorrigeerd, geactualiseerd en/of aangevuld
Het recht om te verzoeken om verwijdering van jouw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld indien de gegevens niet langer noodzakelijk zijn of onrechtmatig zouden worden verwerkt.
Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, tenzij wij een gerechtvaardigd belang hebben dat zwaarder weegt dan jouw belangen.
Het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken. Bijvoorbeeld indien de juistheid van jouw persoonsgegevens wordt betwist of de verwerking onrechtmatig is.
Het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Jouw persoonsgegevens ontvangen en/of deze naar een derde partij laten sturen indien de verwerking gebaseerd is op de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (wanneer die is gesloten).

9.2 Je kunt jouw rechten zoals in deze Privacyverklaring uiteengezet uitoefenen door een verzoek in te dienen per e-mail via privacy.netherlands@osborneclarke.com.
9.3 Je hebt ook het recht om bij de toezichthoudende autoriteit (de Autoriteit Persoonsgegevens) een klacht in te dienen over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken.

10. Wijzigingen
Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Indien het ingrijpende wijzigingen betreft, streven wij ernaar jou daar altijd actief over te informeren. De meest recente versie kun je terugvinden op onze Website.

Laatst bijgewerkt: oktober 2022.